Privatumo pranešimas kandidatams

Šis privatumo pranešimas skirtas kandidatams, dalyvaujantiems AB „Ignitis grupė“ grupės įmonės (toliau - Grupės įmonė)  skelbiamoje personalo atrankoje, kuriame pateikiama informacija apie tai, kaip tvarkomi Jūsų kaip kandidato asmens duomenys. 


Kandidatavimui naudojama  SmartRecruiters sistema, kurioje tvarkomi kandidato asmens duomenys.


Mes gerbiame Jūsų privatumą ir siekiame apsaugoti Jūsų asmens duomenis. Asmens duomenis Grupės įmonė tvarko laikydamasi 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento  (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – BDAR), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo ir kitų asmens duomenų apsaugą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimų bei šiame privatumo pranešime išdėstytų nuostatų. Įgyvendiname tinkamas ir BDAR reikalavimus atitinkančias technines ir organizacines priemones, kad apsaugotume Jūsų asmens duomenis nuo netyčinio arba neteisėto sunaikinimo, praradimo, pakeitimo, atskleidimo, naudojimo ir kitokio neteisėto tvarkymo. Šiame privatumo pranešime vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos yra apibrėžiamos BDAR. 

1. Duomenų valdytojas ir duomenų apsaugos pareigūnas

Jūsų asmens duomenų valdytoja yra Grupės įmonė, paskelbusi personalo atranką  į poziciją, kurioje dalyvaujate. Personalo atrankai vykdyti gali būti pasitelkiama Grupės įmonė UAB „Ignitis grupės paslaugų centras“, kuri veikia kaip duomenų tvarkytoja ir tvarko asmens duomenis duomenų valdytojo vardu. 


Kilus klausimams dėl Jūsų asmens duomenų tvarkymo, galite kreiptis į duomenų apsaugos pareigūną kontaktu: [email protected] 

2. Asmens duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai

Jūsų asmens duomenys tvarkomi tik konkrečiais tikslais ir vadovaujantis šiais teisiniais pagrindais: 

  • jei davėte sutikimą, kad Jūsų asmens duomenys būtų tvarkomi vienu ar keliais konkrečiais tikslais (BDAR 6 straipsnio 1 dalies a punktas); 

  • jei Jūsų asmens duomenis tvarkyti būtina, siekiant sudaryti ir (arba) vykdyti su Jumis sudarytą sutartį (BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas); 

  • jei Jūsų asmens duomenis tvarkyti privaloma vykdant teisės aktais nustatytą teisinę prievolę (BDAR 6 straipsnio 1 dalies c punktas); 

  • jei Jūsų asmens duomenis reikia tvarkyti, siekiant Grupės įmonės teisėto intereso (BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas); 

  • jei Jūsų specialiųjų kategorijų asmens duomenis tvarkyti būtina tam, kad Grupės įmonė (duomenų valdytojas) arba Jūs pats galėtumėte įvykdyti prievoles ir naudotis specialiomis teisėmis darbo ir socialinės apsaugos teisės srityje, kiek tai leidžiama Europos Sąjungos arba valstybės narės teisėje arba pagal valstybės narės teisę sudaryta kolektyvine sutartimi, kuriuose nustatytos tinkamos duomenų subjekto pagrindinių teisių ir interesų apsaugos priemonės (BDAR 9 straipsnio 2 dalies b punktas). 

3. Asmens duomenų tvarkymo tikslai, tvarkomų asmens duomenų apimtis ir saugojimo laikotarpis

Grupės įmonė renka ir tvarko šiuos Jūsų kaip kandidato asmens duomenis ar jų kategorijas žemiau nurodytais tikslais:

Personalo atrankų organizavimo ir vykdymo tikslu:
Kandidatų patikimumo, nepriekaištingos reputacijos patikros tikslu:
Darbo sutarčių su laimėjusiu atranką kandidatu sudarymo tikslu:
Atrankos proceso kokybės gerinimo tikslu:
Pranešimų apie darbo pasiūlymus siuntimo tikslu:
Talentų bendruomenės veiklos vykdymo tikslu:
Kandidatų pretenzijų/prašymų/skundų nagrinėjimo tikslu, taip pat siekiant pareikšti, vykdyti ar apginti teisinius reikalavimus:

Personalo atrankų organizavimo ir vykdymo tikslu:

  • tvarkomi šie asmens duomenys: tapatybės duomenys  (vardas, pavardė), 
    kontaktiniai duomenys (telefono numeris, elektroninio pašto adresas), kvalifikaciją patvirtinantys duomenys (išsilavinimas, kvalifikacija, darbo patirtis (darbovietė, užimtos pareigos, kita darbo patirtis), profesiniai gebėjimai, dalykinės savybės, kiti gyvenimo aprašyme (CV) ir/ar kituose pateiktuose dokumentuose esantys asmens duomenys, viešai prieinama informacija, įskaitant profesiniuose socialiniuose tinkluose nurodytą viešą informaciją); kandidatavimo metu užpildyti paraiškos duomenys SmartRecruiters sistemoje, personalo atrankos metu surinkti duomenys (pvz. pastabos darbo pokalbio metu, atliktos užduoties duomenys, psichometrinio testo (asmenybės ir gebėjimų testas) rezultatai, jeigu jis buvo teikiamas kandidatui ir kt.), sprendimas dėl priėmimo į darbą, kandidato kandidatavimo į Grupėje skelbiamas pozicijas informacija, susirašinėjimas su kandidatu, vaizdo duomenys, jeigu personalo atrankos metu daromas vaizdo įrašas. 

Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas – Grupės įmonės teisėtas interesas. Taip pat Grupės įmonė aukščiau nurodytu tikslu gali rinkti kandidato asmens duomenis, susijusius su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir dalykinėmis savybėmis, iš buvusio darbdavio prieš tai informavusi kandidatą, o iš esamo darbdavio – tik gavusi kandidato sutikimą.

Saugojimo laikotarpis – asmens duomenys saugomi 2 (du) metus po atrankos pabaigos (įskaitant, kai kandidatas nebuvo atrinktas).
 

Kandidatų patikimumo, nepriekaištingos reputacijos patikros tikslu:

  • tvarkomi šie asmens duomenys: tapatybės duomenys (vardas, pavardė, gimimo data arba asmens kodas (jei pagal gimimo datą nėra galimybės tiksliai identifikuoti kandidato), kiti asmens duomenys (kandidato gyvenimo aprašymas (CV), viešai prieinami asmens duomenys, susiję su nepriekaištinga reputacija), kandidatuojant į aukštą korupcijos rizikos lygį turinčias arba strateginės reikšmės pareigybes (nurodytos sąraše, patvirtintame LR Finansų ministro 2019-09-11 įsakymu Nr. 1K-267) tvarkomi ir LR Korupcijos prevencijos įstatymo 16 straipsnyje ir (ar) LR Nacionaliniam saugumui užtikrinti svarbių objektų apsaugos įstatymo 17 straipsnyje nurodyti asmens duomenys. 

Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas – teisinės prievolės vykdymas ir Grupės įmonės teisėtas interesas. 

Saugojimo laikotarpis – vykdant teisinę prievolę surinkti asmens duomenys saugomi darbo sutarties galiojimo laikotarpiu ir 10 (dešimt) metų po jos pasibaigimo. Kiti asmens duomenys (taip pat ir nesudarius su kandidatu darbo sutarties) saugomi 1 (vienerius) metus. 

Darbo sutarčių su laimėjusiu atranką kandidatu sudarymo tikslu:

  • tvarkomi šie asmens duomenys: tapatybės duomenys (vardas, pavardė, gimimo data, asmens kodas, lytis, asmens tapatybę patvirtinančių dokumentų duomenys, nuotrauka), kontaktiniai duomenys (gyvenamosios vietos adresas, deklaruotos gyvenamosios vietos adresas, telefono numeris, elektroninio pašto adresas),  kontaktas nelaimės/skubios pagalbos atveju, mokėjimų duomenys (banko duomenys, sąskaitos numeris), kvalifikaciją, išsilavinimą patvirtinantys duomenys, laimėjusiam kandidatui siūlomos darbo sąlygos Grupės įmonėje, privalomo sveikatos patikrinimo medicininė pažyma (forma Nr. 047/a), darbingumo lygis, pažymos dėl: priklausomybių, psichinės sveikatos, asmens veiksnumo/neveiksnumo (šios pažymos renkamos tik pareigybėms, nurodytoms sąraše, patvirtintame LR Finansų ministro 2019-09-11 įsakymu Nr. 1K-267), turimų vaikų informacija (vardas, pavardė, asmens kodas) ir tą patvirtinantys dokumentai, vaikų neįgalumo lygis.

Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas – darbo sutarties sudarymas ir teisinės prievolės vykdymas.   

Saugojimo laikotarpis – sudarius darbo sutartį asmens duomenys saugomi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytais terminais (pvz. darbo sutartys ir jų priedai saugomi 50 metų nuo sutarties nutraukimo).

Atrankos proceso kokybės gerinimo tikslu:

  • išsiunčiant apklausą kandidatui jo nurodytu el. pašto adresu tvarkomi šie asmens duomenys: tapatybės duomenys (vardas, pavardė), kontaktiniai duomenys (elektroninio pašto adresas), kiti duomenys (pareigybė, apklausoje kandidato pateikti atsakymai).

Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas – Jūsų sutikimas, duodamas dėl apklausos konkrečioje atrankoje. Jūs turite teisę bet kuriuo metu atšaukti duotą sutikimą savo kaip kandidato paskyroje Smart Recruiter sistemoje arba šio privatumo pranešimo 6 punkte nurodytais duomenų subjekto teisių įgyvendinimo būdais. Sutikimo atšaukimas nedaro poveikio sutikimu pagrįsto duomenų̨ tvarkymo, atlikto iki sutikimo atšaukimo, teisėtumui. 

Saugojimo laikotarpis – asmens duomenys saugomi 1 (vienerius) metus.

Pranešimų apie darbo pasiūlymus siuntimo tikslu:

  • kandidatams prenumeruojant pranešimus apie naujus darbo pasiūlymus tvarkomi šie asmens duomenys: tapatybės duomenys (vardas, pavardė), kontaktiniai duomenys (elektroninio pašto adresas).

Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas – Jūsų sutikimas, duodamas iki kol jį atšauksite. Jūs turite teisę bet kuriuo metu atšaukti duotą sutikimą gautame el. laiške paspausdami „unsubscribe“ („atsisakyti prenumeratos“) mygtuką  arba šio privatumo pranešimo 6 punkte nurodytais duomenų subjekto teisių įgyvendinimo būdais. Sutikimo atšaukimas nedaro poveikio sutikimu pagrįsto duomenų̨ tvarkymo, atlikto iki sutikimo atšaukimo, teisėtumui.

Saugojimo laikotarpis – asmens duomenys saugomi iki sutikimo atšaukimo.  

Talentų bendruomenės veiklos vykdymo tikslu:

  • siunčiant periodinius naujienlaiškius apie Grupės veiklą, renginius, aktualias laisvas darbo pozicijas tvarkomi šie asmens duomenys: tapatybės duomenys (vardas, pavardė), kontaktiniai duomenys (elektroninio pašto adresas), kiti duomenys (miestas).

Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas – Jūsų sutikimas, duodamas dvejiems metams. Jūs turite teisę bet kuriuo metu atšaukti savo sutikimą, gautame el. laiške paspausdami„unsubscribe“ („atsisakyti prenumeratos“) mygtuką ar ištrynus savo kaip kandidato paskyrą Smart Recruiter programoje  arba šio privatumo pranešimo 6 punkte nurodytais duomenų subjekto teisių įgyvendinimo būdais . Sutikimo atšaukimas nedaro poveikio sutikimu pagrįsto duomenų̨ tvarkymo, atlikto iki sutikimo atšaukimo, teisėtumui.

Saugojimo laikotarpis – Jūsų sutikimas, duodamas dvejiems metams, jei neatšauksite jo anksčiau.

Kandidatų pretenzijų/prašymų/skundų nagrinėjimo tikslu, taip pat siekiant pareikšti, vykdyti ar apginti teisinius reikalavimus:

  • tvarkomi šie asmens duomenys: visus aukščiau nurodytus asmens duomenis, taip pat kai duomenys tvarkomi sutikimo pagrindu – sutikimo davimo ir (ar) atšaukimo faktą patvirtinančius duomenis, Grupės įmonė gali tvarkyti, kai tai būtina nagrinėjant kandidato pretenziją/ prašymą/ skundą ir dėl to priimant sprendimą arba siekiant pareikšti, vykdyti ar apginti teisinius reikalavimus, saugoti įrodymų tikslu. 

Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas – Grupės įmonės teisėtas interesas.  

Saugojimo laikotarpis – duomenys gali būti saugomi 3 (tris) metus arba iki atitinkamų teisinių  procedūrų ar teisminių procesų pabaigos ir tiek, kiek būtina po jų pabaigos, atsižvelgiant į konkrečią teisinę procedūrą ar teisminį procesą arba vadovaujantis teisės aktuose nustatytais terminais. 

4. Asmens duomenų gavimas

Grupės įmonė Jūsų kaip Kandidato asmens duomenis gauna iš šių šaltinių: 

  • iš Jūsų paties; 

  • iš viešai prieinamų šaltinių, karjeros socialinių tinklų (pvz., „Linkedin“ ir kt.), darbo skelbimų portalų (CV  bankas, CV online, Glassdoor ir kt.) 

  • teisėsaugos institucijų; 

  • Grupės įmonės darbuotojui rekomendavus Jus. Grupėje veikia rekomendavimo sistema, kuomet Grupės įmonės darbuotojas gali pateikti informaciją apie savo rekomenduojamą kandidatą. Kandidatą rekomenduojantis darbuotojas įsipareigoja informuoti potencialų kandidatą apie jo asmens duomenų teikimą Grupės įmonei. Pateikus rekomendaciją apie potencialų kandidatą, rekomenduojamas kandidatas gauna automatinį laišką apie siūlomą darbo poziciją, į kurią jis gali kandidatuoti; 

  • trečiųjų asmenų (pvz., kandidato esamo ir/ar buvusio darbdavio). 
     

5. Asmens duomenų teikimas

Grupės įmonė, laikydamasi teisės aktų reikalavimų, gali perduoti tvarkomus Jūsų asmens duomenis šių  kategorijų duomenų gavėjams:

  • paslaugų teikėjams (pasitelktiems duomenų tvarkytojams), tvarkantiems asmens duomenis Grupės įmonės (duomenų valdytojo) vardu, teikiantiems su kandidatų atranka susijusias paslaugas (pvz., personalo atrankos, informacinių technologijų vystymo, priežiūros ir kitos paslaugos), tarp jų Smart Recruiters sistemos paslaugos teikėjui, siekiant užtikrinti tinkamą paslaugų teikimą.  

  • Grupės įmonėms. Grupės įmonė, laikydamasi teisės aktų reikalavimų, gali perduoti tvarkomus asmens duomenis kitoms Grupės įmonėms, siekdama tinkamai įvykdyti personalo atranką į laisvą poziciją savo įmonėje arba kitoje Grupės įmonėje. 

  • valstybės, teisėsaugos, priežiūros institucijoms, kai tai privaloma pagal teisės aktus arba jei tai būtina siekiant užtikrinti Grupės įmonės, jos darbuotojų ar trečiųjų asmenų teisėtus interesus, laikantis teisės aktų reikalavimų. 

  • kitoms trečiosioms šalims, vadovaujantis tik teisės aktuose apibrėžtais teisiniais pagrindais ir teisėtais tikslais. 

  • Asmens duomenys tvarkomi Europos Sąjungoje ir Europos ekonominėje erdvėje (ES / EEE), tačiau tam tikrais atvejais, pavyzdžiui, jei Grupės įmonės pasitelktas asmens duomenų tvarkytojas yra įsikūręs ne ES / EEE, tam tikrus asmens duomenis gali reikėti perduoti už ES / EEE ribų arba suteikti prieigą prie jų už ES / EEE ribų ir toks duomenų perdavimas yra būtinas norint suteikti paslaugas. Asmens duomenys gali būti perduoti už ES / EEE ribų tik tuo atveju, jei Grupės įmonė užtikrina tinkamas apsaugos priemones, reikalaujamas pagal BDAR, ir tokiam perdavimui yra teisinis pagrindas.

6. Jūsų kaip duomenų subjekto teisės ir jų įgyvendinimas

Jūs kaip duomenų subjektas turite šias teises: 

  • būti informuotas apie asmens duomenų tvarkymą (BDAR 13-14 straipsniai);

  • susipažinti su Grupės įmonės tvarkomais savo asmens duomenimis (BDAR 15 straipsnis); 

  • reikalauti ištaisyti neteisingus, neišsamius, netikslius savo asmens duomenis (BDAR 16 straipsnis); 

  • reikalauti ištrinti savo asmens duomenis („teisė būti pamirštam“) (BDAR 17 straipsnis).  Pastaba: šia teise galima pasinaudoti, kai yra bent viena iš BDAR 17 straipsnio 1 dalyje nurodytų sąlygų.  

  • apriboti asmens duomenų tvarkymą (BDAR 18 straipsnis). Pastaba: šia teise galima pasinaudoti, kai yra bent viena iš BDAR 18 straipsnio 1 dalyje nurodytų sąlygų; 

  • teisę gauti tvarkomus Jūsų asmens duomenis susistemintu, įprastai naudojamu ir kompiuterio skaitomu formatu ir teisę persiųsti tuos duomenis kitam duomenų valdytojui. Šią teisę turite tiek, kiek ji susijusi su Jūsų asmens duomenimis, kuriuos Grupės įmonė gavo iš Jūsų ir tvarko Jūsų sutikimo pagrindu arba vykdydama sutartį ar asmens duomenys yra tvarkomi automatizuotomis priemonėmis (BDAR 20 straipsnis); 

  • teisę nesutikti su asmens duomenų tvarkymu, kai tokio tvarkymo teisinis pagrindas yra teisėtas interesas (BDAR 21 straipsnio 1 dalis).  

  • teisę bet kuriuo metu atšaukti savo sutikimą, kai asmens duomenys tvarkomi sutikimo pagrindu, tačiau toks atšaukimas neturės įtakos tvarkymo iki sutikimo atšaukimo momento teisėtumui (BDAR 7 straipsnio 3 dalis, 21 straipsnio 3 dalis). 

  • teisę pateikti skundą priežiūros institucijai – Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai (L. Sapiegos g. 17, Vilnius, [email protected].), jei manote, kad Jūsų kaip duomenų subjekto teisės yra netinkamai įgyvendinamos ar netinkamai tvarkomi Jūsų asmens duomenys. Prieš pateikiant skundą priežiūros institucijai, siūlome susisiekti su duomenų apsaugos pareigūnu kontaktu [email protected], siekiant  išspręsti Jums susirūpinimą keliančius klausimus.

Savo kaip duomenų subjekto teises galite įgyvendinti: kreipdamiesi raštu adresu Laisvės pr. 10, LT-04215 Vilnius arba el. paštu [email protected]. Norėdami ištrinti savo paskyrą SmartRecruiters sistemoje, tą galite padaryti prisijungus prie savo paskyros šioje sistemoje.  Duomenų subjekto teises galite įgyvendinti pats arba per savo atstovą, turintį atstovavimo teisę patvirtinantį dokumentą.

Kilus abejonėms dėl Jūsų kaip duomenų subjekto tapatybės, turime teisę paprašyti pateikti papildomos informacijos, reikalingos norint patvirtinti Jūsų tapatybę.

Jūsų prašymas bus išnagrinėtas ir rašytinis atsakymas pateiktas kaip įmanoma greičiau, tačiau ne vėliau nei per vieną mėnesį nuo prašymo gavimo dienos. Įgyvendindami Jūsų teises, turime teisę paprašyti Jūsų sukonkretinti ar patikslinti pateiktą prašymą. Tam tikrais atvejais šis terminas gali būti pratęstas dar dviem mėnesiams priklausomai nuo pateikto prašymo sudėtingumo. Tokiu atveju informuosime Jus apie termino pratęsimą ir pratęsimo priežastis.

Siekdami užtikrinti duomenų apsaugą, pateikdami Jums informaciją užtikriname, kad nebūtų pažeistos kitų asmenų teisės, jeigu tam tikra informacija apie Jus yra susijusi ir su kitais asmenimis.